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Detrimento, sobrecostos y deficiencia en contratación del Instituto de Cultura del Meta

Instituto de Cultura del Meta sale mal librado en auditoría de la Contraloría Departamental

Enero 15 de 2018

La Contraloría Departamental del Meta halló un presunto detrimento patrimonial por $76.442.200 en el Instituto de Cultura  y calificó como deficiente la gestión de dicha entidad en el proceso de contratación.

 Luego de una auditoría, la Contraloría Departamental calificó con un concepto deficiente la gestión en el proceso de contratación del Instituto de Cultura del Meta.


En 11 contratos auditados, dos de 2015 y nueve de 2016,  se hallaron deficiencias en la elaboración de estudios, falta de soportes para sustentar los precios de los contratos, sobrecostos en mobiliarios de oficina y en premios entregados en Concurso Pa’lante Talento Llanero, faltantes en inventarios, bienes adquiridos que incumplían las especificaciones del contrato, instrumentos musicales sin entregar y mini esculturas arrumadas y deterioradas en bodega desde hace más de dos años, entre otros errores contractuales.

Además, el ente de control informó que, pese a que el Instituto de Cultura del Meta cuenta con un mapa de riesgos para el proceso contractual, no se tomaron las medidas pertinentes que evitaran la ocurrencia de algunos de ellos, como omitir la publicación de algunas actuaciones contractuales en el Secop, durante la vigencia 2015 y 2016.

Pese a que hubo auditorías en 2014, 2015 y 2016, la Contraloría Departamental anotó en el informe que el Instituto de Cultura del Meta no evidenció la suscripción de planes de mejoramiento en el área de contratación ni hubo exigencia de control interno.

Agenda Hoy ha tratado de comunicarse con el director del Instituto de Cultura del Meta, Luis Horacio Vasco, pero hasta la publicación de este nota no había respondido las llamadas.

Estos fueron los hallazgos de la Contraloría Departamental en 11 contratos del Instituto de Cultura del Meta:


1. Meten gato por liebre

En contrato 503  de 2016, por $149.947.000, para la adquisición de equipos de cómputo y mobiliario, se estableció que hubo un posible detrimento patrimonial de $53.200.000, ya que estos bienes incumplían las especificaciones físicas y técnicas señaladas en el contrato otorgado a la Corporación Vida de Colombia.

Según la auditoria, el almacenista William Murillo Sánchez recibió 10 computadores y 4 escáneres con características técnicas menores a las estipuladas en los pliegos de condiciones y estudios previos. También, se compraron 35 licencias de antivirus, pero el almacenista certificó que en la entidad solo había 31 equipos de cómputo. Además, en los nuevos computadores adquiridos, tres no tenían antivirus instalados, “por la tanto fueron siete licencias que no se utilizaron”.

El tipo de escaner que aparece a la  izquierda fue el solicitado en el  contrato, sin embargo, se adquirieron modelos anteriores (derecha).


Además, se estableció que el Instituto de Cultura solicitó 12 sillas interlocutoras de las mismas características, pero 10 de ellas fueron registradas por un valor de $560.000, cada una, mientras que las dos restantes fueron facturadas por $780.000, la unidad. Esto, agrega el informe, evidencia un sobrecosto de $440.000.

2. Instrumentos olvidados y robo en almacén del Instituto

El 9 de diciembre de 2016 se suscribió el contrato 470, entre el Instituto de Cultura del Meta y Carlos Julio Rodríguez, por 100 millones de pesos, para el suministro de instrumentos y kits de mantenimiento, pero en el momento de la auditoría no se habían entregado  60 instrumentos  y más de 700 kits de mantenimiento, avaluados en  $42.566.040.

En el documento de contratación se evidenció que, aunque el contratista cumplió con el 100% del contrato, el Instituto de Cultura del Meta no entregó la mayoría de los instrumentos y kits musicales, que permanecían todavía en el almacén. Pese a que esto se considera como un presunto detrimento patrimonial, el Instituto se comprometió a su entrega y se subsanó la observación.

La Contraloría Departamental también halló una pérdida de kits de mantenimiento de instrumentos, por un valor de $917.000, lo que genera un detrimento patrimonial por una gestión fiscal ineficaz en la custodia de los bienes públicos. Esto, según la auditoría, resulta de comparar las cantidades de bienes recibidas frente a las entregadas y existentes en el almacén del Instituto de Cultura del Meta.

3. Mini esculturas arrumadas y en deterioro

El Instituto de Cultura del Meta hizo la compraventa de 25 esculturas, tipo busto y a pequeña escala de la imagen del poeta Eduardo Carranza, por un valor de $12.500.000, según contrato 77 de 2015. Sin embargo, aunque la adquisición se realizó hace dos años y nueve meses a Omar Yesid Londoño, las pequeñas esculturas seguían arrumadas en una caja de cartón en el almacén del Instituto de Cultura del Meta. Algunas de ellas estaban despegadas del pedestal y deterioradas.

Un toral de 25 de estos bustos en miniatura estaban arrumados en el almacén del Instituto de Cultura del Meta.


La obligación del Instituto era ubicarlas en entidades públicas que hicieran referencia a su nombre y en la biblioteca Eduardo Carranza, por consiguiente, al no cumplirse, se configura como un posible detrimento patrimonial por gestión ineficaz. Sin embargo,  el Instituto se comprometió a entregarlas y se dio por subsanada dicha observación.

En el mismo contrato se halló que el Instituto de Cultura debió adelantar un proceso de mínima cuantía y no una contratación directa, como se hizo. Tampoco se evidenció un soporte que demostrara el cálculo del precio real de las esculturas.

4. Sobrecostos en tablets, bicicletas y parlantes

En el convenio de asociación 6 de 2016, por $226.700.000, entre el Instituto de Cultural del Meta y la Corporación Cultural Danzat, para la realización del Concurso Pa’lante Talento Llanero 2016, se evidenció un presunto detrimento patrimonial de $21.884.500, por un posible sobrecosto en la adquisición de 20 bicicletas, 20 tablets y 290 parlantes, que hacían parte de la premiación.

De estas características eran las bicicletas y parlantes que contratista afirma haber entregado.


El ente de control hizo la cotización de los elementos y  observó un precio elevado en la adquisición. El contratista afirmó en documentos presentados que el valor unitario de las bicicletas era de $930.000, cada una, mientras que la Contraloría evidenció un precio en el mercado de $485.775, la unidad. En el caso de las tabletas, el contratista las cotizó en $650.000, la unidad, mientras que el ente de control a $290.000. Lo mismo ocurrió con los parlantes. El contratista registró un valor de $150.000 y la Contraloría los cotizó en $130.000, la unidad.

Otra de las observaciones registradas en la auditoria es que los 290 parlantes,  que debían ser un recordatorio para los niños, no fueron entregados el día de la premiación. Tampoco hay una evidencia de que llegaron a manos de los niños. La supervisora no hizo el reclamo al contratista ni informó al director del Instituto de Cultura.

“Además, en visita a una de las academias participantes del evento Pa’lante Talento Llanero, se encontraron dos parlantes, de dos niños que participaron en el evento, pero se encuentran desvinculados de la academia”, anotó la Contraloría.

Tampoco se evidenció un comprobante de entrega de los 290 parlantes al almacén del Instituto de Cultura, ni de las 20 tablets y las 20 bicicletas, “pues el contratista los entregó a la supervisora del contrato”.


5. Encuentro urbano ejecutado a medias

La Contraloría demostró fallas en el contrato 410 de 2016, firmado por $131.700.000, para la realización de un encuentro de nuevas tendencias culturales urbanas realizado en el Parque de la Vida Cofrem, en Villavicencio, y que debía adelantar actividades en los municipios de Cumaral, Restrepo y Castilla La Nueva, en el departamento del Meta.

El encuentro, como lo denunció Agenda Hoy en su momento, fue improvisado y tuvo una muy baja asistencia.


Llama la atención que el acto de apertura fue expedido el 28 de octubre de 2016 y fue publicado en la página de contratación Secop a las 2:41 de la tarde, pero el contratista, Corporación para el Fomento Social de Colombia (Confesco), a quien fue adjudicado el contrato, radicó su propuesta el mismo día, pero a las 10:50 de la mañana.

Tampoco se encontró en el Secop el informe del supervisor ni el acta de liquidación.  Además, el informe del contratista no es claro, no hay un certificado expedido por el municipio de Cumaral en el que informe el número de participantes. De Castilla La nueva solo apareció un certificado de asistencia  de 80 niños y jóvenes el día 16 de noviembre, pero no del 17 del mismo mes, como dice el informe del contratista. Las fechas de asistencia de las planillas aparecen tachadas y no se puede establecer de cuál municipio son.

“El contrato hace referencia a jóvenes del municipio de Cumaral, sin embargo, relacionan personas del municipio de Restrepo”, explica el documento de auditoría.

Pese a que, finalmente, el contrato fue reducido en $28.100.000, en virtud de cantidades no ejecutadas, no se observó que el contratista tuviera obligaciones de promover el evento, no hay invitaciones ni afiches.
Por lo anterior, explica la auditoría, “nuevamente se evidencia fallas en el principio  de planeación por parte de la entidad, pues si bien es cierto, no se puede garantizar con esto la asistencia, la entidad contratante debe minimizar los riesgos de que no se presente una correcta ejecución del contrato”.


6. El vehículo de la dirección

Otro de los hallazgos de auditoria fue reportado en  la compra del vehículo en el que se moviliza el director del Instituto de Cultura del Meta, Luis Horacio Vasco. El vehículo, una camioneta  Renault Duster 4x4, fue adquirido por un valor de $74.704.355. La Contraloría informó que se presentó incumplimiento del plazo establecido para la entrega del vehículo, toda vez que este vencía el 30 de diciembre de 2016, y el vehículo fue entregado el 7 de marzo de 2017.

Además, “se observan deficiencias por parte del supervisor al no comunicar a las partes el término del plazo de la orden de compra, razón por la cual debió solicitar a la entidad anticipadamente, que se prorrogara el término de ejecución de la orden”, estableció la auditoria.

7. Olvidan estudio arqueológico y firma en planos

Otras de la observaciones realizadas por la Contraloría Departamental  del Meta fue la falta del estudio arqueológico y firma de los planos arquitectónicos del proyecto ‘Estudios complementarios del noviciado de las hermanas de La Sabiduría de San Juanito (Convenio 80 de 2015, suscrito entre el Instituto y la alcaldía de San Juanito, Meta, por $320.000.000).

Luego de la observación del ente de control, el arquitecto del contrato presentó el estudió y firmó los planos.

8. Póliza mal elaborada

En convenio de asociación 7 de 2016, por $130.000.000, firmado entre el Instituto de Cultura y Batuta Meta, para la ejecución de actividades de circulación  del plan departamental de música, se halló un inconveniente en una de las pólizas. Se evidenció que el valor del amparo del anticipo no se hizo por el 100% ($32.500.000), sino que la póliza fue constituida por $26.000.000, con aprobación del director del Instituto.

9. Compra no justificada obliga a devolución de dinero

En el contrato de prestación de servicios (136 de 2016), por $136.841.227, otorgado a KLUNS S.A.S, para apoyo logístico en el 48 Torneo Internacional del Joropo, se incluyeron rubros por 16 millones de pesos para la compra de radios y celulares, y de $8.420.613 para elementos de seguridad, cuando la empresa contratante debía tenerlos por la idoneidad y capacidad de ejecución que se exigen en este tipo de contratos.

“En cuanto a la justificación y soporte de ejecución del plan de inversión del anticipo, no se evidenciaron en el expediente del contrato comprobantes de pago al personal contratado, documentos, planillas de pago, facturas de los radios, celulares, elementos de seguridad y entradas al almacén del Instituto”, dice la auditoría.

Luego de las observaciones, la empresa KLUNS S.A.S se vio obligada a reintegrar la suma de $24.420.613.

10. No aparece informe ni acta de liquidación en presentaciones de Navidad

En contrato de prestación de servicios 498 de 2016, por $259.500.000, otorgado a la Corporación Neosolidaria para la presentación de ocho cantantes, tres orquestas, un grupo de carranga y uno de trova paisa en cinco municipios del Meta, “no se observa la publicación del informe del supervisor y acta de liquidación”.

11. Falta acta de liquidación en V Festival Llanero

En convenio interadministrativo 016 de 2016, por $150.000.000, entre el Instituto de Cultura del Meta y el Instituto de Turismo de Villavicencio, para la presentación de artistas en el V Festival Llanero no se observó la publicación del acta de liquidación del convenio.


Clic para descargar el informe completo de la auditoría realizada por la Contraloría Departamental del Meta.



Andrés Molano Téllez
Director Agenda Hoy


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